金华市家政服务业协会 档案管理制度

1 总则

　　1.1 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为协会的发展服务，特制定本制度。

　　1.2 本制度所称的档案，是指协会在从事工作或各项活动中直接形成的对协会有保存价值和利益关系的各种文字 、图表、声像等不同形式的资料和记录。

　　1.3 协会会员和协会工作者均有保护协会档案的义务。

　　1.4 协会的档案工作实行统一管理的方式，维护好档案的完整与安全，便于在今后的工作中借鉴和利用。

　　2 档案管理的机构与职责

　　2.1 协会的档案工作实行统一保管的原则。

　　2.2 协会的文员为档案管理员，对协会的档案资料实行统一的归档和日常管理。

　　2.3 档案工作人员出现工作变动或离职时，应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，严禁擅自带走或销毁。

　　2.4 档案工作人员应忠于职守，遵守协会档案保密制度，严守协会秘密，不得向无关人员泄露档案内容。

　　3 档案管理

　　3.1 档案的归档

　　3.1.1 协会应归档的档案资料包括：行政文书档案、人事档案、公益服务档案、财务档案、培训项目档案等。

　　3.1.2 对于应当立卷归档的材料，应定期收集、集中管理，任何个人不得据为已有。

　　3.2 档案保管

　　3.2.1 协会所有档案资料均进行专人、专柜管理。

　　3.2.2 档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作，协会其他人员应配合档案管理员进行。

　　3.2.3 档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档，并根据档案的密级和保管期限的不同，分类进行管理。

　　3.2.4 档案工作人员应参照国家的规定，对档案资料进行分级划分，并确定保管期限。

       3.2.5 档案工作人员应注意档案资料的保护工作，档案的存放地点要做到“八防”：防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。

　　3.2.6 对于档案的管理和利用，密级的变更和解密，参照国家有关规定执行。

　　3.3 档案的查阅、借阅

　　3.3.1 协会会员查阅、借阅档案时，应严格办理查阅(借阅)手续，由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。

       3.3.2 查阅(借阅)密级档案时，如查阅人为<保密制度>中知晓范围外的会员或协会外部人员，须填写<档案查阅(借阅)申请单>，经档案管理员审核，协会会长或秘书长审批后方可进行查阅(借阅)。

　　3.3.3 原则上档案原件概不外借，档案室可对常用的档案资料复制副本，供需要时借阅，副本在使用完毕后，由档案室回收、保管和销毁，其处理等同于档案原件。

　　3.3.4 查阅、借阅协会档案者应爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志和涂改，不得损坏档案。

　　3.3.5 严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。

　　3.4 档案的销毁

　　3.4.1 对于超过保管期限或确已失去价值的档案，档案工作人员应定期销毁。销毁前，档案管理员应将销毁档案清单上报会长，经批准后，方可销毁。

       3.4.2 任何人不得私自销毁档案。

       3.4.3 档案销毁时应有2人以上进行现场监督，严禁私自销毁档案。

　　4 附则

　　4.1 本制度由协会秘书处制订，并负责解释和组织实施。

　　4.2 本制度报会长批准后施行，修改时亦同。

　　4.3 本制度施行后，凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的制度以本制度为准。

　　4.4 本制度自颁布之日起施行。